Was ist die 5 S – Methode in einem Büro?

Die 5S Methode / 5A Methode oder auch als Arbeitsplatzorganisation bezeichnet ist eine strukturierte Vorgehensweise, wenn es um produktive und effektive Büroarbeit geht.

Laut Studien wird im Büro ca. ein Viertel der täglichen Arbeitszeit beispielsweise mit der Suche nach den verschiedensten Dingen verschwendet. Wird das auf einen Monat hoch gerechnet ist das ein ganzer Arbeitstag, welcher nicht produktiv für das Unternehmen genutzt wird.

Nutzt man in Zukunft die 5S Methode im Büro oder auch in allen Bereichen des Unternehmens, kann sich dies so direkt auf die Produktivität und Effizienz auswirken.

Ursprünglich stammt die 5S Methode vom japanischen Automobilhersteller Toyota, weshalb diese anfänglich zumeist in Produktionsstätten Anwendung fand und dort etabliert wurde. Erst im nächsten Schritt wurde diese Methode auch in vielen Bereichen des Dienstleistungssektors eingeführt, um auch hier die positiven Aspekte für die Effizienz zu nutzen.

Wie lassen sich die 5 – S übersetzen?

Die 5S lassen sich wie folgt übersetzen:

• Seiri – Sortieren
• Seiton – Setzen und anordnen
• Seiso – Standardisierung
• Seiketsu – Sauberkeit
• Shitsuke – Selbstdisziplin

Die 5A – Methode verfolgt das identische Ziel und ist in die folgenden Bereiche aufgeteilt:

• Aussortieren
• Anordnen
• Arbeitsplatz säubern
• Anordnung standardisieren
• Alle Schritte beibehalten und kontinuierlich verbessern

Mit beiden Methoden soll sich der Grundzustand bzw. der Verantwortungsbereich eines jeden betroffenen Mitarbeiters verbessern.

Wie sind die einzelnen Schritte bei dieser Methode?

Schritt 1: Sortieren / Aussortieren

• Kaputte Gegenstände wie Scheren die nicht mehr schneiden, Lineale die nicht  mehr gelesen werden können, Stifte etc.
• Verschmutzte Gegenstände
• Stifte, Scheren, Tipp – Ex, etc. in einer Vielzahl

Beim Aussortieren geht es nicht darum funktionierende Dinge wie Stifte und Scheren zu entsorgen. Diese doppelten Gegenstände könnten gesammelt wieder im Lager verstaut und entsprechend notiert werden, damit eine Bestellung nicht irrtümlich ausgelöst wird.

Schritt 2: Setzen und anordnen

Im zweiten Schritt geht es nun darum die tatsächlich am jeweiligen Arbeitsplatz benötigten Gegenstände anzuordnen. Gegenstände, die täglich mehrfach benutzt werden, sollten so angeordnet werden, damit andere Gegenstände nicht erst noch weggeräumt werden müssen.

Schritt 3: Arbeitsplatz säubern

Wenn der Arbeitsplatz nun schon einmal frei von Gegenständen ist, sollte dieser und die Gegenstände selbst gesäubert werden. So sieht der Arbeitsplatz am Ende nicht nur gut aus, sondern die Kunden oder auch die Mitarbeiter selbst haben innerlich keine Abneigung mehr sich an diesen zu setzen.

Sind am Arbeitsplatz Pflegeintensive Gegenstände zu finden, bietet es sich zusätzlich zur Säuberung an eine kurze standardisierte Anordnung zu machen, wie die gereinigt werden müssen.

Schritt 4: Anordnung standardisieren

Damit das „Sortieren und Aufräumen“ kein einmaliges Ereignis bleibt, sollte die Anordnung zum sauberen Arbeitsplatz „clean desk“ nicht nur einen Mitarbeiter, sondern alle Mitarbeiter betreffen. Hierfür sollten konkrete Regelungen festgelegt werden, wie beispielsweise feste Tage, an welchen der Arbeitsplatz einmal gründlich aufgeräumt werden muss.

Schritt 5: erhalten und verbessern

Im letzten Schritt geht es nun darum, diesen neuen Standard dauerhaft aufrecht zu halten. Gerade kurz nach der Implementierung bietet es sich an regelmäßige Kontrollen durchzuführen oder mittels Belohnungen die Mitarbeiter für dessen Umsetzung zu motivieren.

Die Umsetzung der 5S / 5A Methode hat als Ergebnis aber nicht nur einen sauberen Arbeitsplatz „clean desk“ sondern mittels dieser Methode lässt sich auch der Datenschutz ohne großen Aufwand ganz leicht einhalten. Notizzettel oder Mitschriften können beispielsweise jeden Abend im Shredder verschwinden oder im abschließbaren Schrank, falls diese nochmal benötigt werden.

Außerdem bezieht sich die Methode nicht nur auf einen sauberen und aufgeräumten Arbeitsplatz, sondern auch auf einen aufgeräumten PC. Löschen Sie Programme, welche Sie schon lange nicht mehr genutzt haben oder führen mal wieder eine Desktopreinigung durch.

Benötigt jedes Unternehmen die 5S – Methode?

Der Handlungsbedarf für diese Methode lässt sich ganz einfach feststellen! Stehen bei Ihnen im Büro oft Umverpackungen herum, bleiben Teller, Flaschen und Gläser oft auf dem Schreibtisch oder in der Teeküche stehen? Haben Sie eine ganze Schublade mit Stiften und müssen trotzdem immer nach einem funktionierenden suchen?

Diese Punkte sind für Sie nichts neues? – Dann legen Sie noch heute mit den ersten Maßnahmen los!